Työhön perehdytys verkossa: Mitä on digiperehdytys?

Perehdytys on oleellinen osa työsuhdetta ja asettaa suunnan työntekijän menestymiselle työssään. Nykyään perehdyttäminen voidaan järjestää myös digitaalisesti verkkoperehdytyksen muodossa. Keräsimme tälle sivulle kaiken tarvitsemasi tiedon, jotta voit onnistua digiperehdytyksessä.

Hyppää tästä suoraan kiinnostavaan kohtaan 

❇️ Perehdytyksen tarkoitus, rakennuspalikat ja haasteet
❇️ Mitä on verkkoperehdytys eli digiperehdytys?
❇️ Miksi digiperehdytys kannattaa?
❇️ Digiperehdytyksen hyödyt työnantajalle ja työntekijälle
❇️ Missä tilanteissa verkkoperehdytys toimii?
❇️ Digiperehdytyksen toteutus
❇️ Esimerkkejä onnistuneista verkkoperehdytyksistä
❇️ Digiperehdytyksen muistilista

Perehdytyksen tarkoitus, rakennuspalikat ja haasteet

Perehdytys on työsuhteen ensimmäinen ja tärkein koulutus. Perehdytys sisältää ne toimenpiteet, joiden avulla uusi työntekijä pääsee kärryille työpaikkansa tiedoista, tavoista ja ihmisistä sekä työhön liittyvistä taidoista ja odotuksista.

Perehdytyksen tavoitteena on toivottaa työntekijä tervetulleeksi ja varmistaa hänen valmius menestyä ja viihtyä työssään. Lue lisää perehdytyksen vaiheista ja sisällöstä vaikkapa tästä Työturvallisuuskeskuksen ytimekkäästä oppaasta.

Mistä koostuu hyvä perehdytys?

Onnistunut perehdytys kattaa tietyt osa-alueet riippumatta siitä, onko koulutus toteutettu perinteisin keinoin vai digitaalisesti. Keräsimme alle listan tärkeimmistä kysymyksistä, joihin yleisen perehdytyskoulutuksen tulisi (vähintään) antaa vastaukset.

• Mitä tehtäviä työhön liittyy?
• Mitä työkaluja työssä tarvitaan ja miten niitä käytetään?
• Mitä työntekijältä odotetaan ja miten onnistumista mitataan?
• Miten organisaation sisäiset prosessit toimivat? (esim. palkat ja työaika)
• Keneltä työntekijä voi tarvittaessa pyytää apua tai lisätietoja?

Perehdytys voi koskea myös spesifiä osa-aluetta, kuten uutta järjestelmää tai vaikka muuttuneita tietosuojavaatimuksia. Perehdytyskoulutuksen sisällön olisi aina vastattava perehdytyksen tavoitteisiin.

Perehdytyksen sudenkuoppia

On olemassa monta tapaa pilata perehdytys ja saada uusi työntekijä epäröimään viimeisintä uraliikettään. Tässä muutama tilanne, joita on syytä välttää kuin hautausmaita halloweenina:

⚠️ Perehdytyssuunnitelma puuttuu. Työsuhteen alussa tarvittavia tietoja ja taitoja ei ole määritelty, mikä johtaa epätasaiseen työn laatuun ja jättää pahimmillaan uudelle työntekijälle hylätyn tunteen.

⚠️ Perehdyttämisen vastuuta ei ole määritetty. Jos työntekijää opastetaan “sitten kun joku ehtii”, voit olla varma että tällä on huono vaikutus työsuhteen jatkolle.

⚠️ Perehdytysohjelmaa ei kunnioiteta. Kun asiakaspalaverit ja muut tehtävät menevät toistuvasti perehdytyksen edelle, perehdytettävän on vaikea tuntea itseään arvostetuksi.

⚠️ Perehdytys ei jousta. Perehdytysohjelman läpivienti on huomattavan hankalaa, jos osallistuminen onnistuu vain tietyssä paikassa juuri oikeaan aikaan.

⚠️ Perehdytyksen laatu vaihtelee. Perehdytyksen tarkoitus on antaa uusille tiimin jäsenille hyvät ja tasavertaiset lähtökohdat menestyä tehtävässään. Emme suosittele tinkimään tästä.

Mitä on verkkoperehdytys eli digiperehdytys

Verkko- eli digiperehdytys voi ratkaista useammankin yllämainituista perehdyttämisen haasteista. Lisäksi digitaalinen perehdyttäminen on kuin tehty yleistynyttä etätyöskentelyä varten.

Verkkoperehdytyksessä perehdytysohjelma tai osia siitä toteutetaan digitaalisessa muodossa, usein käyttäen apuna virtuaalista oppimisympäristöä. Verkkoperehdytys antaa uudelle työntekijälle valmiudet onnistua työssään ja saada tuloksia aikaan tehokkaasti sekä turvallisesti – siinä missä perinteinenkin perehdytys. Digitaalinen toteutus kuitenkin mahdollistaa jouston ja tehokkuuden, joita on lähes mahdoton saavuttaa lähiperehdytyksillä.

Tässä huomioita perinteisen ja digiperehdytyksen eroista:

Miksi työntekijän perehdytys verkossa kannattaa?

Okei, mutta mikä tekee digitaalisesta perehdytyksestä harkitsemisen arvoisen vaihtoehdon? Avasimme alla muutaman hyvän syyn viedä perehdytys verkkoon, ja listasimme digiperehdytyksen muitakin hyötyjä niin työntekijän kuin työnantajan näkökulmasta.

3 syytä viedä perehdytys verkkoon

1. Digiperehdytys on aika- ja paikkariippumatonta
Yksi erittäin hyvä syy viedä työntekijän perehdytys joko osittain tai kokonaan verkkoon liittyy uuden työntekijän kokemukseen. Digitaaliseen perehdytysmateriaaliin on helppo tutustua omaan tahtiin, lähestulkoon missä ja milloin vain, mikä helpottaa tietojen ja taitojen omaksumista.

Perehdytysmateriaali on uuden työntekijän käytettävissä alusta lähtien, ja sen pariin voi kätevästi palata varmistamaan vastaukset myöhemmin työn ohessa nouseviin kysymyksiin. Digitaalisuuden mukanaan tuoma joustavuus keventää mukavasti uuden työntekijän alkuhässäkkää ja vähentää perehdyttäjien työkuormaa.

2. Digiperehdytys on tehokas ja skaalautuva tapa perehdyttää
Verkkoon viety perehdytysmateriaali tekee perehtymisestä joustavaa ja kasvattaa perehdytystoiminnan tehokkuutta HR:n näkökulmasta. Perinteisen mallin vahvuudet eli läsnäolo ja suora ihmiskontakti aiheuttavat väistämätöntä kankeutta, johon digitaalisuus tarjoilee toimivan lääkkeen. Aikaa ja rahaa säästyy, kun perehdyttäjän ei tarvitse vetää toistuvasti identtisiä perehdytyskoulutuksia, joissa esitetään kerta toisensa jälkeen samoja kysymyksiä.

Verkkoperehdytyksen tehokkuus korostuu sitä enemmän, mitä suurempi henkilöstön vaihtuvuus on. Digiperehdytys skaalautuu aina tarpeen mukaan, olipa päällä sesongin jättirekry tai hiljaisemman kasvun kausi. Samaa perehdytysmateriaalia voi opiskella vaikka koko henkilöstö kerralla. Tällaista tehokkuuden ja joustavuuden yhdistelmää ei yksinkertaisesti voi saavuttaa perinteisin keinoin.

3. Digiperehdytys tukee erilaisia oppimistyylejä
Skaalautuva verkkoperehdytys saattaa herättää kysymyksiä siitä, miten yksi ja sama digisisältö voi palvella työntekijöiden yksilöllisiä oppimistarpeita. Tällaiset huolet ovat ymmärrettäviä mutta turhia, koska perehdytyksen sisältö voidaan esittää useilla eri tavoilla käyttäen tekstiä, kuvia, videoita ja ääntä.

Hyvin toteutettuna verkkoperehdytys antaa erilaisille oppijoille jopa perinteistä perehdytystä paremman mahdollisuuden omaksua tietoa. Lukuisten tehtävätyyppien avulla oppija voidaan myös aktivoida vuorovaikutukseen, mikä vahvistaa tiedon sisäistämistä enemmän kuin kalvosulkeiset.

Lataa opas: Paremman perehdytyksen työkalupakki 🧰

Digiperehdytyksen hyötyjä työnantajalle

Verkossa toteutettu perehdytys tuo parhaimmillaan todellisen helpotuksen työnantajan päivittäiseen pyöritykseen.

• Automatisoitu digiperehdytys säästää perehdyttäjien aikaa, kun samoja koulutuksia ja asioita ei tarvitse käydä läpi kerta toisensa jälkeen
• Aikataulut eivät muodostu perehdyttämisen esteeksi, joten perehdytys ei viivästy tai pääse unohtumaan
• Varmistaa oikea-aikaisen perehdytyksen (myös etätyöläisille)
• Perehdytys on kaikille yhdenmukainen ja tasalaatuinen
• Perehdytyksen edistyminen ja tulokset on helppo todentaa seurannan ja testien avulla
  
  

Digiperehdytyksen hyötyjä työntekijälle

Joustavuus ja monipuolisuus tekevät perehdytyksestä mukavan ja innostavan kokemuksen, josta saadut opit ovat heti työntekijän käytettävissä.

• Perehdytysmateriaalin voi opiskella omaan tahtiin ja missä tahansa
• Perehdytys etenee johdonmukaisesti ja tiiviinä pakettina
• Materiaaleja voi kerrata helposti tarpeen tullen
• Digisisällön monipuolisuus ja vuorovaikutteisuus tekee oppimisesta innostavaa
• Nopea tapa päästä perille omista tehtävistä, jopa ennen työsuhteen alkua
  

Missä tilanteissa verkkoperehdytys toimii?

“Tämän työn oppii vain tekemällä.” 🙅‍♂️

Voisi luulla, että käsityövaltaisilla aloilla kuten rakentamisessa on mahdotonta oppia työssä tarvittavia tietoja ja taitoja verkon kautta. Tämä on osittain totta, mutta täytyy muistaa, että perehdytyksessä on kyse muustakin kuin konkreettisten työtehtävien oppimisesta.

Lähestulkoon jokaiselta alalta löytyy osaamisalueita, joiden sisäistämiseen digiperehdytys on erittäin toimiva vaihtoehto. Usein perehdytyksen sisältö liittyy esimerkiksi toimialan regulaatioon, turvallisuuteen tai tietosuojaan. Kyse on siis asioista, jotka uuden työntekijän yksinkertaisesti täytyy ottaa haltuun.

Hyvänä esimerkkinä toimii rakennusteollisuuden yleisesti käyttämä ePerehdytys, jolla varmistetaan työturvallisuuden toteutuminen jo ennen työmaalle tuloa. Kuten mikä tahansa toimiva digiperehdytys, ePerehdytys elää säädösten mukana, joten työturvallisuuden opit ovat aina ajan tasalla ja saatavilla eri kielillä.

Mediamaisterin näpit olivat vahvasti pelissä ePerehdytyksen toteutuksessa. Ratkaisussa yhdistyvät rakennusyritysten perehdytysaineisto ja Mediamaisterin monipuolinen oppimisalusta sekä huipputason pedagoginen osaaminen.

Lista verkkoperehdytyksen käyttökohteista

Esimerkiksi seuraavat koulutukset voidaan useimmissa tapauksissa toteuttaa jopa kokonaan digitaalisena perehdytyksenä:

Digitaalinen perehdytys on vaihtoehto aina, kun henkilöstön tietoja tai taitoja halutaan päivittää tai täydentää. Ja koska perehdyttäminen voi pudota useille eri alueille, sen järjestämisestä saattaa olla vastuussa yhtä hyvin HR-johtaja, turvallisuuspäällikkö, kiinteistöpäällikkö, tai yksittäisen tiimin vetäjä.

Perehdytys oppimisalustan käyttökohteena

Digiperehdytyksen mahdollisuudet kannattaa kartoittaa varsinkin jos organisaation käytössä on jo digitaalinen oppimisalusta tai muu verkkokouluttamisen ratkaisu.

Moderni verkko-oppimisympäristö taipuu erinomaisesti perehdyttämisen työkaluksi. Alustalle voidaan koota koko perehdytysmateriaali tai valitut palaset. Perehdyttämisen ohella samaa oppimisalustaa voidaan hyödyntää henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja ylläpitoon.

Monessa tapauksessa perehdytyskoulutusten vieminen oppimisalustalle pienentää myös koulutuskustannuksia merkittävästi. Tutustu digitaaliseen oppimisalustaan täällä.

Digiperehdytyksen toteutus

Entä mistä palasista rakentuu onnistunut digiperehdytys, ja miten sellainen toteutetaan käytännössä?

Työkalut, materiaalit ja osaaminen

Kuten tuossa ylempänä mainittiinkin, digitaalinen oppimisalusta (tunnetaan myös nimillä verkko-oppimisympäristö, Learning Management System, verkkokoulutusalusta ja e-learning platform) soveltuu erittäin hyvin perehdytyksen toteutukseen.

Kyseessä on järjestelmä, jonka avulla voidaan luoda ja hallita useita koulutuskokonaisuuksia pitkälti automatisoidusti. Oppimisalustan kautta työntekijät pääsevät opiskelemaan tarvittavia asioita joustavasti ajasta ja paikasta riippumatta.

Parhaimmillaan oppimisalusta on enemmän kuin kokoelma verkkokursseja. Perehdytysmateriaali onkin vain yksi esimerkki alustan mahdollisista sisällöistä. Kun oppimisalustalle kerätään kattavasti materiaaleja, siitä muodostuu koko organisaation osaamista ylläpitävä ja kehittävä paikka, joka innostaa ihmisiä kehittymään ja ilmentää uskottavasti yrityksen brändiä.

Digiperehdytyksen ja muidenkin verkkokoulutusten toteutuksessa on hyvä pitää mielessä, että verkko-oppiminen eroaa perinteisestä luentomuotoisesta opetuksesta. Kyse on verkkopedagogiikasta, ja vahva suosituksemme on, että verkkoperehdytyksen hankkeisiin otetaan aina mukaan nimenomaan verkkopedagogista osaamista, jollei sitä löydy omasta tiimistä.

Miten verkkoperehdytys toimii käytännössä

Hyviä uutisia: jos organisaatioltasi löytyy valmiiksi läjä käyttökelpoista perehdytysmateriaalia, siirtyminen verkkoperehdytykseen voi olla yllättävänkin kevyt projekti.

Aivan aluksi kannattaa tehdä perehdytysmateriaalille auditointi, jonka avulla voidaan tunnistaa mahdolliset puutteet ja toisaalta muodostaa kuva siitä, miten koulutus saadaan digitalisoitua mahdollisimman ehjäksi kokonaisuudeksi. Verkkopedagoginen osaaminen on suuressa arvossa jo tässä vaiheessa, koska alan tuntemus auttaa välttämään myöhemmin ilmaantuvia haasteita.

Oppimisalustan valinnan kanssa ei myöskään kannata viivytellä, sillä alustoissa on eroja. Perehdytyskoulutuksen julkaisuvaiheessa olisi ikävää todeta, ettei valittu LMS tuekaan jotain tiettyä tarvetta, jonka varaan perehdytys aiotaan rakentaa.

Perehdytyssisällön tuotantoon ja muotoiluun tarvittavat toimenpiteet ja työmäärä riippuvat pitkälti siitä, mikä on lähtötilanne. Sisällöntuotantoon saa ja yleensä kannattaakin pyytää apuja, koska tässäkin hommassa verkkopedagogiikan osaaminen on kovaa valuuttaa.

Lataa opas verkkokoulutusten sisällöntuotantoon 📚

Sisältöjen valmistuessa perehdytys rakentuu pala palalta oppimisalustalle. Viimeisenä tehtävänäsi on varmistaa, että tieto perehdytyskoulutuksesta saavuttaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan. Työntekijät opiskelevat perehdytysmateriaalin itsenäisesti, joten tässä vaiheessa voit jo keskittyä tulosten seurantaan ja kehitysideoiden tunnistamiseen.

Vinkkejä onnistuneeseen verkkoperehdytykseen

• Hyödynnä digitaalisen koulutussisällön mahdollisuudet

Oppimisalusta tarjoaa käyttöön lukuisia sisältöformaatteja, joilla perehdytyskoulutuksesta voi tehdä todella tehokkaan ja innostavan. Muista myös, että ihmiset oppivat eri tavoin – jotkut lukemalla ja toiset esimerkiksi katsomalla videoita.

• Varmista, että opit menevät perille

Esimerkiksi Mediamaisterin oppimisalustalta löytyy parikymmentä erilaista tehtävätyyppiä, joilla voit rakentaa mukaansatempaavia testejä osaamisen todentamiseksi. Lisää vielä pieni porkkana koulutuksen suorittaneille, niin vanhatkin työntekijät haluavat suorittaa perehdytyksen uudelleen.

• Seuraa ja kehitä verkkoperehdytystä

Koska kyse on digistä, kyse on myös datasta. Verkkoperehdytys kerryttää jatkuvasti dataa, jonka avulla voit tunnistaa puutteita ja pullonkauloja koulutuksessa, tai vain ihastella kuinka hyvin digiperehdytys meneekään perille.

Tosielämän esimerkkejä verkkoperehdytyksestä

Digitaalinen perehdytyskoulutus Kauppakeskus REDIlle

Loistoesimerkkinä verkkoperehdytyksen tehokkuudesta toimii Kauppakeskus REDI, joka vastasi jatkuvaan perehdyttämisen tarpeeseensa siirtämällä henkilöstön turvallisuus- ja toimintatapakoulutuksen digitaaliseen muotoon.

Noin 30-40% REDIn työntekijöistä vaihtuu vuosittain. Perehdyttämisellä on siis kertakaikkisen kriittinen rooli kauppakeskuksen toiminnan kannalta.

Mediamaisterin digitaalisen toteutuksen myötä alkuperäinen, lähes 100-sivuinen perehdytyseepos pyöräytettiin verkkoperehdytykseksi, jonka kokonaisopiskeluaika on vain 20 minuuttia. Uudistus vei vain kuukauden tehokasta työskentelyä, ja vaikutukset alkoivat näkyä lähes välittömästi.

• Jo yli 1700 REDIn työntekijää on suorittanut digiperehdytyksen
• Perehdytyksen vieminen verkkoon toi REDIlle merkittäviä kustannussäästöjä ja vähensi manuaalista työtä
• Perehdytyksen houkuttelevuus ja suoritusaste ovat korkeammalla kuin koskaan
• Perehdytyksen opit jäävät interaktiivisten sisältömuotojen vuoksi paremmin mieleen

Lue koko asiakastarina ➡️

Rakennusalan yleisessä käytössä oleva ePerehdytys

Toinen työturvallisuutta liippaava verkkoperehdytyksen käyttötapaus löytyy rakennusalalta, missä alan edunvalvoja Rakennusteollisuus RT ry haki sujuvuutta koulutustoimintaan digitaalisuudesta.

Yhdessä Suomen Rakennusmedian ja RATEKOn kanssa suunniteltu ePerehdytys-järjestelmä sai kipinänsä työmaiden aidosta tarpeesta kehittää tarvittavien tietojen omaksumista työturvallisuuden parantamiseksi.

Mediamaisterilla on ollut hankkeessa keskeinen rooli koulutusalustan tarjoajana, perehdytysmateriaalin digitalisoinnissa ja pedagogisen laadun varmistajana. Kunnianhimoisena tavoitteena on saada ePerehdytyksen piiriin lopulta kaikki Suomen rakennustyöläiset, eli noin 200 000 työntekijää.

Lue koko asiakastarina ➡️

Taksi Helsingin digitaalinen kuljettajakoulutus

Kolmas ja jälleen erilainen esimerkki notkeasta digiperehdytyksestä on Taksi Helsingin uusille kuljettajille pakollinen kuljettajakoulutus. Lähtölaukaus toteutukselle tuli tarpeesta madaltaa taksinkuljettajaksi hakeutumisen kynnystä ja löytää lisää osaavia kuljettajia.

Digikoulutus toi kaivatun ratkaisun aiemmin lähikoulutuksena järjestetyn perehdytyksen kankeuteen. Taksi Helsingin 2500:sta kuljettajasta yli 500 on suorittanut digitaalisen kuljettajakoulutuksen, jossa painotetaan asiakaspalvelutaitoja.

Koulutuksen hinta tippui digitalisoinnin myötä huomattavasti, ja positiivista palautetta on saatu niin kuljettajien kuin asiakkaiden suusta. Kuljettajakoulutuksella on siis suora vaikutus työn laatuun ja asiakaskokemukseen.

Lue koko asiakastarina ➡️

Verkkoperehdyttäjän muistilista

Siirtyminen digitaaliseen perehdyttämiseen voi olla jännä paikka. Vaikka digitaalisuus tuo mukanaan monia hyötyjä, onnistunut verkkoperehdytys edellyttää myös tiettyjä toimenpiteitä. Tässä nippu asioita, jotka sinun on syytä ottaa huomioon digiperehdytyksen suunnittelussa, toteutuksessa ja kehittämisessä.

Perehdytyksen suunnittelu

• Määrittele perehdytyksen tarve. Mitä digiperehdytyksellä halutaan saavuttaa?
• Valitse toteutustapa. Tehdäänkö kokonaan uusi perehdytys vai siirretäänkö vanha verkkoon?
• Valitse työkalut. Mikä oppimisalusta soveltuu parhaiten tarpeeseen?
• Varaa resurssit ja jaa vastuut verkkoperehdytyksen toteutusta varten.
  

Perehdytyksen toteutus

1. Kerää, digitalisoi tai tuota tarvittavat materiaalit. Digiperehdytykseen voidaan käyttää olemassa olevaa perehdytysmateriaalia tai sitä varten voidaan tuottaa kokonaan uusia sisältöjä.
2. Testaa perehdytyskoulutusta: varmista, että perehdytyksessä käsitellään tarvittavat asiat ja että se toimii teknisesti niin kuin pitääkin. 
3. Tarkista myös, että yhteydet muihin järjestelmiin pelittävät oikein (esim. automaattiset suoritusmerkinnät).
4. Muista perehdytyksen jakelu: viesti riittävästi ja tee perehdytyskoulutus helposti saavutettavaksi. 
   
   

Perehdytyksen kehittäminen

1. Päivitä perehdytyskoulutusta tarpeen mukaan. Muuttuvat säädökset tai toimintatavat aiheuttavat muutoksia perehdytyksen sisältöön.
2. Seuraa perehdytyksen kattavuutta ja tuloksia. Kysy palautetta verkkoperehdytyksestä ja
3. Kehitä perehdytyksen prosessia ja laajenna perehdytysohjelma kattamaan uusia osa-alueita.

Onneksi olkoon! 🎉

Olet nyt hyvin perillä verkkoperehdytyksen mahdollisuuksista. Mutta tästä se työ ja hauskuus vasta alkaa.

Vaihtoehto 1: Lataa opas paremman perehdytyksen toteuttamiseen 📃

Vaihtoehto 2: Ota oppimisalustat haltuun ja valitse työkalusi viisaasti ✅

Vaihtoehto 3: Kerro meille perehdytyksen tarpeistasi kahvikupposen äärellä ☕