Fyysiset ja virtuaaliset ovet käyvät kun uusia työntekijöitä tulee taloon. Mutta olipa itse työnteko etäilyä tai ei, henkilöstön perehdytys on syytä hoitaa huolella. Yhä useampi organisaatio turvautuu perehdyttämisessä perinteisen ja verkkoperehdytyksen komboon. Eikä syyttä.
Tässä jutussa avaamme 3 syytä viedä henkilöstön perehdytys verkkoon:
- Verkkoperehdytys on aika- ja paikkariippumatonta
- Verkkoperehdytys on tehokas ja skaalautuva tapa perehdyttää
- Verkkoperehdytys tukee yksilöllisiä oppimistarpeita
Mikä verkkoperehdytys?
Verkkoperehdytyksessä koko perehdytysohjelma tai sen osia toteutetaan digitaalisessa muodossa, käyttäen apuna virtuaalista oppimisympäristöä. Verkkoperehdytys antaa uudelle työntekijälle valmiudet onnistua työssään ja saada tuloksia aikaan tehokkaasti sekä turvallisesti. Tavoite on siis täysin sama kuin perinteisessä perehdyttämisessä, mutta toteutus mahdollistaa jouston ja tehokkuuden, joita on lähes mahdoton saavuttaa lähiperehdytyksillä.
Lue myös: Työhön perehdytys verkossa: Mitä on digiperehdytys?
1. Verkkoperehdytys on aika- ja paikkariippumatonta
Ensimmäinen ja kenties tärkein syy viedä henkilöstön perehdytys joko osittain tai kokonaan verkkoon liittyy uuden työntekijän kokemukseen.
Digitaalisessa muodossa olevaan perehdytysmateriaaliin on helppo tutustua omaan tahtiin – juuri siellä ja silloin kun itselle sopii. Työsuhteen alussa tapahtuu paljon muutakin, ja informaatiotulva voi olla päivien aikana sitä luokkaa, että perehdytysmateriaalin omaksuminen voi tarjota mukavan hengähdystauon vaikkapa aamujunassa.
Digitaalinen perehdytysmateriaali on työntekijän käytettävissä alusta lähtien eikä häviä minnekään. Kun töissä tulee myöhemmin tenkkapoo, on helppo palata tarkistamaan että mitenkäs se homma menikään. Perehdytyksen joustavuus parantaa tiedon omaksumista ja helpottaa uuden työntekijän alkuhärdelliä.
Nykyään vanhempikin väki sukkuloi luontevasti digissä, joten aika- ja paikkariippumattoman oppimisen ohella verkkoperehdytys tarjoilee mukavan ja helpon perehdytyskokemuksen työntekijöille tehtävänkuvaan katsomatta.
Digitaaliseen perehdytysmateriaaliin on helppo tutustua omaan tahtiin – juuri siellä ja silloin kun itselle sopii.
Lataa valmis perehdytyksen mallipohja 🗺
2. Verkkoperehdytys on tehokas ja skaalautuva tapa perehdyttää
Samalla kun verkkoon viety perehdytysmateriaali tekee perehtymisestä joustavaa, perehdytyksen digitaalisuus kasvattaa koko perehdytystoiminnan tehokkuutta HR:n näkökulmasta.
Resurssitehokkuus
Perinteisessä mallissa jokainen perehdytyssessio edellyttää perehdyttäjän läsnäoloa. Asiantuntija siis raahautuu paikan päälle tai ruudun taakse ja käy läpi samat asiat ja vastaa samoihin kysymyksiin kuin viidellätoista edelliselläkin kerralla.
Yksilöllisyys on perinteisen perehdyttämisen ehdoton vahvuus, mutta myös ajallisesti ja rahallisesti kallein ominaisuus. Verkkoperehdytys vapauttaa merkittävästi tunteja, joille löytyy takuulla käyttöä. Kaikilta löytyy se projekti, joka piti aloittaa jo viime keväänä.
Entä jos perehdytykseen tarvitaan muutoksia? No, digitaaliselle oppimisalustalle rakennettu perehdytys on täysin muokattavissa jälkikäteen. Operaatio toki edellyttää materiaalien uudistamista, mutta on varmuudella helpompi toteuttaa kuin uuden lähiperehdytyksen järjestäminen koko henkilöstölle.
Skaalautuvuus
Verkkoperehdytyksen tuoma tehokkuus on sitä vaikuttavampaa, mitä suurempi on henkilöstön vaihtuvuus. Toisaalta, tehokkuus ei katoa mihinkään vaikka rekrytointien tahti välillä hiipuisikin.
Tässä on kyse digitaalisten ratkaisujen ydinhyödystä, eli skaalautuvuudesta. Kun perehdytys löytyy verkosta, samaa materiaalia voi opiskella vaikka koko henkilöstö kerralla. Vastaavaa tehokkuuden ja joustavuuden yhdistelmää ei yksinkertaisesti ole mahdollista saavuttaa perinteisin keinoin.
Esimerkkinä verkkoperehdytyksen toimivuudesta Kauppakeskus Redi, joka vastasi jatkuvaan mutta vaihtelevaan perehdyttämisen tarpeeseen siirtämällä henkilöstön pakollisen turvallisuuskoulutuksen digitaaliseen muotoon.
Lue kuinka Kauppakeskus Redi siirtyi raskaasta oppaasta notkeaan digiperehdytykseen.
3. Verkkoperehdytys tukee yksilöllisiä oppimistarpeita
Skaalautuva verkkoperehdytys saattaa herättää vastareaktion: eihän monistettu digisisältö voi palvella työntekijöiden yksilöllisiä tarpeita?
Tottahan toki voi. Hyvin toteutettuna verkkoperehdytys antaa jopa paremman mahdollisuuden erilaisille oppijoille omaksua tietoa. Informaatio voidaan esittää useilla eri tavoilla käyttäen tekstiä, kuvia, videoita ja ääntä. Samalla oppija voidaan aktivoida vuorovaikutukseen, joka vahvistaa tiedon iskostumista.
Nykypäivän oppimisalustat mahdollistavat sellaista interaktiivisuutta, josta kalvosulkeisten komentajat ja opasvihkojen jakelijat voivat vain unelmoida. Esimerkiksi erilaiset testit ja muut pelillisyyttä hyödyntävät menetelmät tekevät tiedon omaksumisesta parhaimmillaan innostavaa ja hauskaa.
Käyttökohde verkkoperehdytykseen löytyy alalta kuin alalta
Äkkiseltään voisi luulla, että käsityövaltaisilla aloilla kuten rakentamisessa on mahdotonta oppia työssä tarvittavia tietoja ja taitoja verkon kautta. Ja tottahan se osittain onkin.
Lähestulkoon jokaiselta alalta kuitenkin löytyy osaamisalueita, joiden sisäistämiseen verkkoperehdytys on erittäin varteenotettava vaihtoehto. Mainittakoon toimialan regulaatioon, turvallisuuteen ja tietosuojaan liittyvät kokonaisuudet.
Hyvänä esimerkkinä toimii rakennusteollisuuden yleisesti käyttämä ePerehdytys, jolla varmistetaan työturvallisuuden toteutuminen jo ennen työmaalle tuloa. Kuten mikä tahansa toimiva verkkoperehdytys, ePerehdytys elää säädösten mukana, joten työturvallisuuden opit ovat aina ajan tasalla ja saatavilla eri kielillä.
Tavoitteena laadukas perehdytys
Avasimme yllä muutaman keskeisen verkkoperehdytyksen vahvuuden. Listan jatkeeksi voitaisiin vielä mainita ainakin verkkoperehdytyksen laadullinen tasaisuus ja helppo tulosten todentaminen.
Loppujen lopuksi perehdytyksen tavoitteena on toivottaa työntekijä tervetulleeksi ja varmistaa hänen valmius menestyä ja viihtyä työssään. Digitalisoitu perehdytys luo hedelmällisen pohjan myöhemmin työn ohessa tapahtuvalle oppimiselle.
Vaikka liehutamme verkkoperehdytyksen lippua korkealla, olisi hölmöä kiistää aidon ihmiskontaktin voima osana perehdytystä. Verkkoperehdytyksen myötä organisaatiolta vaadittava työmäärä kuitenkin pienenee huomattavasti, eikä tätä kiveä kannata jättää kääntämättä.
Tutustu Kauppakeskus Redin perehdytyksen uudistukseen tai kysy jeesiä perehdytyksen digitalisointiin.
Tutustu myös:
Opas: Paremman perehdytyksen työkalupakki 🧰 ➡️
Työhön perehdytys verkossa: Mitä on digiperehdytys? ➡️
