Syksyllä 2018 Helsingin Kalasatamaan avattu REDI on Helsingin kantakaupungin toiseksi suurin ja koko Suomen seitsemänneksi suurin kauppakeskus. Tavoitteenaan tuottaa ensiluokkainen asiakaskokemus, REDI hyödyntää Mediamaisterin palvelua varmistaakseen työntekijöidensä ajantasaisen osaamisen.
Työntekijöitä kauppakeskuksessa ja sen katon alla olevissa yrityksissä on yhteensä toista tuhatta. Koska palkkalistoilla on paljon opiskelijoita ja kausityöntekijöitä, on vaihtuvuus kauppakeskuksessa suurta. Arviolta 30-40 % työntekijöistä vaihtuu vuosittain. Niinpä perehdyttämisellä on toiminnan laadun kannalta merkittävä rooli.
"On tärkeää, että jokainen yrittäjä ja työntekijä ymmärtää asiakaskokemuksen merkityksen, ja että jokainen tunnistaa oman roolinsa ja osaa kertoa asiakkaille asiantuntevasti kauppakeskuksen palveluista", REDIn markkinoinnin asiantuntija Janina Pohja toteaa.
Hyvän lopputuloksen aikaansaamiseksi ei riitä, että työntekijät kuittaavat perehdytysmateriaalin läpikäydyksi. Vaikutusten tulee myös näkyä arjen toiminnassa.
Mediamaisteri oli mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa REDIlle digitaalisen koulutusratkaisun, jonka avulla perehdytys saatiin tuotua laajalle kohdeyleisölle tehokkaasti ja luotettavasti.
Kun puhutaan suuresta kauppakeskusympäristöstä, on ensiarvoisen tärkeää, että kaikki toimii moitteettomasti ja yhteisiä arjen sääntöjä noudatetaan. Yrittäjien ja työntekijöiden on tunnettava mm. huoltopihan toimintaperiaatteet ja säännöt, jätteiden lajittelu sekä yleisen pelastussuunnitelman mukaan toimiminen. Erityisesti turvallisuuden merkitys korostuu arjen toiminnassa.
"Turvallisuus on iso juttu kauppakeskuksessa. Perehdytyksemme turvallisuusosio on käyty läpi palotarkastajan kanssa ja varmistettu, että se on riittävän ytimekäs ja kattava", REDIn kiinteistöpäällikkö Jukka Parkatti toteaa.
REDI oli aiemmin osa SRV Yhtiöt Oy:tä, jossa heillä oli entuudestaan käytössä etäperehdytysratkaisu. Perehdytys oli kuitenkin suunniteltu rakennustyömaiden tarpeisiin, joten REDI tarvitsi uuden ratkaisun.
Alkuperäinen koulutusmateriaali oli tuotettu lähemmäs satasivuiseksi perehdytysmanuaaliksi, joka oli saatavilla sähköisesti mm. yrityksen sisäisessä intrassa. Haasteena ei näin ollen ollut itse sisällön tai sähköisen jakelun puute. Todellinen haaste oli saada työntekijät omaksumaan tuo tieto ja aidosti toimimaan ohjeistuksen mukaisesti.
"Työntekijöitä oli hyvin vaikea saada lukemaan nivaskaa läpi, vaikka se sisälsi paljon turvallisuuteen liittyvää asiaa. Kävi usein niin, että ihmiset soittelivat ympäri taloa etsien vastauksia eri asioihin, jotka olisivat löytyneet perehdytysmateriaalista", Jukka Parkatti kertoo.
REDIn perehdytysmateriaalia lähdettiin viemään pedagogiseen ja helposti omaksuttavaan muotoon, joka olisi mahdollista suorittaa itsenäisesti verkossa. Esihenkilöille oli myös tärkeää pysyä tietoisina siitä, ketkä olivat suorittaneet perehdytyksen ja ketkä eivät.
Nykyinen, SRV:n hallinnoima järjestelmä, siirrettiin REDIn omalle alustalle ja samalla verkkokoulutusalustaa muokattiin paremmin kauppakeskusympäristöön sopivaksi sekä REDIn brändin mukaiseksi.
Koko prosessi saatiin vietyä läpi noin kuukaudessa. Verkkoperehdytyksen tuotantoa varten laadittiin pedagoginen käsikirjoitus, ja opittavat asiat pyrittiin viemään mahdollisimman lähelle todellisia työelämän tilanteita.
Tarpeetonta informaatiotulvaa pyrittiin välttämään. Yksityiskohtien muistamista tuettiin esimerkkien ja interaktiivisten tehtävien avulla. Toteutus piti sisällään runsaasti äänikerrontaa, animaatioita ja muita aisteja aktivoivia elementtejä. Toimivan verkkoperehdytyksen tavoite oli saada uudet työntekijät sisäistämään opittavat sisällöt tehokkaammin ja soveltamaan niitä suoraan omaan työhönsä.
"REDIn perehdytys on avoimesti verkossa ja tarkoituksena on, että mahdollisimman moni suorittaisi sen. Tärkeintä on saada uudet myymäläpäälliköt käymään perehdytys läpi, mutta tavoitteeksi asetimme, että 95 % meillä työskentelevistä suorittaisi sen", Janina Pohja toteaa.
Tavoitteen saavuttamiseksi työntekijöille tarjotaan porkkanaksi REDI-kortti, jonka saa vain perehdytyksen läpäistyään ja jolla saa vain REDIläisille tarkoitettuja etuja REDIn liikkeistä. Porkkana tuntuu toimineen, sillä perehdytyksen on suorittanut jo noin 1700 henkilöä.
Oppimisympäristössä tapahtuva perehdytys auttoi saavuttamaan laajan kohdeyleisön tehokkaasti ja poisti suuren määrän manuaalisesta työstä. Itse sisällöstä tuli informatiivinen ja viihdyttävä verkkokurssikokonaisuus, joka jää nyt huomattavasti aiempaa paremmin mieleen. Perehdytyksen vieminen verkkoon toi lisäksi merkittäviä kustannussäästöjä ja paransi perehdytyksen houkuttelevuutta.
"Yhteistyö on sujunut todella mutkattomasti. Tavoitteemme sekä resurssien säästön että kohderyhmän tavoittamisen suhteen täyttyivät täydellisesti uuden verkkokoulutusratkaisumme myötä", Janina Pohja toteaa.
"Kun perehdytys oli kirjallisessa muodossa, emme millään voineet varmistaa, olivatko työntekijät oikeasti lukeneet sen. Nyt tilanne on aivan toinen, ja sillä on suuri merkitys muun muassa turvallisuusasioiden kannalta. Soisinkin, että muutkin kauppakeskukset ottaisivat käyttöön samanlaisen perehdytysmahdollisuuden", Jukka Parkatti summaa.
Digitaalisuus voi tarjota lyömättömän vipuvarren koulutusten järjestämiseen. Toisaalta, se ei poista aidon ihmiskontaktin merkitystä. Mikäli REDIn kaltainen toteutus kuulostaa passelilta lähestymistavalta teidänkin perehdytyksiin, buukkaa asiantuntijamme kanssa yhteinen ideariihi.
Mediamaisterin kumppanina käytössäsi ovat verkkokouluttamisen huippuasiantuntijat - oli kyse sitten verkkopedagogiikasta, oppimisteknologiasta tai sisällöntuotannosta. Emme vain rakenna verkkokoulutusalustaa, vaan tuemme ja opastamme käyttöönotossa, jalkautuksessa ja jatkuvassa käytössä, varmistaen, että verkkokouluttaminen organisaatiossasi tuo haluttuja tuloksia.
