Ovatko verkko-oppimisympäristön käyttäjätunnukset hukassa? Pyöritätkö suoritusmerkintälistoja, joista merkitset verkkokurssilta saatuja suorituksia toiseen järjestelmään? Päivittäisessä kiireessä voi unohtua, että asioita voisi olla mahdollista tehdä fiksummin. Yksi tapa helpottaa arkea on verkko-oppimisympäristöön tehtävät integraatiot. Niiden avulla voidaan esimerkiksi helpottaa kirjautumista ja automatisoida suoritustietojen vientiä tarvittaviin järjestelmiin. Näin voidaan säästää arvokasta työaikaa automatisoimalla rutiininomaisia työtehtäviä.
Integraatiota suunniteltaessa on aina pohdittava, mitä sillä tavoitellaan. Tavoitteet kertovat hyvin sen, mitä tietoja tarvitsemme onnistuneen integraation toteuttamiseen. Tässä usein törmäämme keskusteluun siitä, onko organisaation AD:ssa saatavilla riittävät tiedot integraatiota varten. Koska useisiin eri järjestelmiin kirjaudutaan nyt ja tulevaisuudessa AD:n kautta, niin AD:n tietojen täydentäminen voisi olla hyvä suuntaus käyttäjätietojen hallinnassa. Näin voidaan säästää huomattavasti tulevaisuuden integraatio kustannuksissa ja työmäärässä.
Tässä listattuna yleisimmät tapaukset, joihin integraatioita hyödynnetään:
1. Kirjautumisen helpottaminen verkko-oppimisympäristöön
Kuinka verkko-oppimisympäristöön muodostuu henkilölle käyttäjätunnus ja miten hän kirjautuu sisään oppimisympäristöön? Manuaalinen käyttäjätunnusten hallinta kannattaa automatisoida ja erillisen sisäänkirjautumisen sijaan voidaan ottaa käyttöön kertakirjautumisratkaisu (Single sign-on). Eli henkilön kirjautuessa esimerkiksi työasemalle (AD), voidaan hänet sisäänkirjata samalla myös verkko-oppimisympäristöön. Tai jos organisaatiolla on käytössään esimerkiksi Office 365 -palvelut, niin verkko-oppimisympäristöön kirjautuminen voi tapahtua o365 tunnusten avulla. Myös erilaiset Haka ja Virtu kirjautumistavat ovat asiakkaidemme suosiossa.
2. Suoritustiedot talteen verkkokoulutuksista 
Verkkokoulutuksesta saatavia suoritustietoja on joskus tarpeen viedä HR- tai oppilashallintojärjestelmään. Suoritus voi liittyä jonkin kurssin tai tehtävän suorittamiseen verkko-oppimisympäristössä. Esimerkiksi kun työntekijä on suorittanut verkkoperehdytyksen hyväksytysti, voidaan tieto suoritetusta koulutuksesta viedä automaattisesti HR-järjestelmään. Näin saadaan vähennettyä hallintoon käytettävää työaikaa.
3. Koulutusten kohdentaminen
Mitkä kurssit ovat koulutettavalle relevantteja ja mitkä eivät? Mitä enemmän tiedämme henkilöstä, hänen roolistaan, toimenkuvastaan ja organisaatiosta, sen paremmin pystymme kohdentamaan koulutuksia hänelle. Jos nämä tiedot ovat tallennettuna edellä puheena olleeseen AD:hen niin koulutusten kohdentaminen käy vaivattomasti. Esimerkiksi kun yrityksessä aloittaa uusi henkilö niin hänet voidaan integraation automatiikan avulla ilmoittaa perehdytystä käsitteleville kursseille. Lisäksi henkilöä voidaan muistuttaa automatisoidusti koulutuksesta tarvittavilla muistutusviesteillä.
Voisiko integraatio sopia oppimisympäristööni?
Pohditko voisiko integraatio helpottaa sinun arkeasi? Ota yhteyttä alla olevan painikkeen kautta ja kerro tarkemmin tarpeestasi.
